会計監査のお願い
今年度の マンションの管理組合の監事を任されていました。
監事の仕事
管理人さんから 書類を渡され会計監査のお願いをされました。
・上の左側 水色のファイルが ”収支報告書”
・右側 白い書類の束が ”管理費など収支報告書”
ん？！何が 違うのでしょうか。
中身違うのに 同じ”収支報告書”という見出し。
これを監査して 一週間後に管理人さんに渡すようにお願いされました。
確認箇所が ４つあります。
１．「科目別明細」の各金額と、「請求書・領収証」の金額と「通用写し」の金額が一致していることをご確認ください。
まず 「科目別明細」と、「請求書・領収証」と「通用写し」が どちらにあるのかさえ 示されていません。
と言うことで、白い書類の束に自分で青の見出しをつけました。
こんなに分かりにくい指示と、書類の束はみたことがありません。
２．「管理費会計の部・収支計算書」及び「修繕積立金合計の部・収支計算書」の各残高が「貸借対照表」(管理費会計の部・修繕積立金合計の部）《管理費会残高・修繕積立金会計残高》表示金額と相違のないことをご確認ください。
うん、ますます分からなくなってきました。
簿記をやっていればわかるのかも知れませんが、初めてみた書類ですからポイントがどこにあるのか 全く見えません。
3.「貸借対照表」の預金残高(合計）と「会計監査簿」に添付されている、「残高証明書」記載の 各種預金種類と口座残高(合計）に、相違のないことをご確認ください。
「会計監査簿」に添付されている～、とありますが 「会計監査簿」が ないのです。
以前からの文章をそのままコピーするだけなら、もっと詳しく
３．書類の束の前の方にある「「貸借対照表」の預金残高(合計）と、後ろの方にある「残高証明書」記載の 各種預金種類と口座残高(合計）～～。
などとするだけでも、違うと思います。
４.「貸借対照表」の資産の部 及び負債の部（借方/貸方）の合計金額が相違なく記載されていることをご確認ください。
「貸借対照表」が 何者なのかは、簿記をやっていないと みてもわからないと思います。
教えていただく
分かりやすいように見出しをつけてみました。
そして中身を見るだけで ２時間もかかりました。
それでも分からないので、もう泣きそうです。
管理人さんに 訳を話すと 前年の監事のかたを紹介いただきました。
でも監事のかたは お仕事は理事長にお任せだったとのこと。
そこで理事長さんに聞きますと、「2ヶ月に1回の理事会の時に合計は見てますが、細かいところは見ていない。ひとつきを確認して終わりにするとかでもいいかも知れません。それでいいとは、私からは言えませんが。」
と言うことでした。
そこで 今も理事会の時に会計をみてるのか 今年度のかたに聞きにいくと
「毎月の詳細を詳しくは みていない。例えば、どこかひとつきを確認するとかでもいいかも知れません。それでいいとは、私からは言えませんが。」
と 同じアドバイスをいただきました。
監事ですから、全て確認する必要があるのでしょうが、時間もないので、できる限り確認することにしました。
以前 管理会社の担当者が何年も不正をしていたことがあるので、重要で大切な役割だと思います。
最後に
事務処理のかたが資料作成するのも大変だと思いますが、書類の束に見出しをつけて欲しいと思いました。
それが難しいなら 項目を目次のようにつけるとか。
そして、もっと詳しい説明書を作成して欲しいですね。
何かこだわりがあるのでしょうが、白い紙は 今 環境問題の時代ですから、再生紙にして欲しいですし、高級そうな紙でなく、薄い紙でもいいと思いました。
(*^_^*)今日も 読んでいただきまして、ありがとうございます。
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